Este post tem por objetivo lançar luz sobre uma “patologia”, que há mais de 60 anos vem nos impactando sem que ao menos consigamos controlá-la de forma eficaz. É considerada “o câncer dos projetos” – os Prazos.

    É possível que sempre haja um meio de executarmos qualquer atividade mais rápido do que como estamos fazendo. Para isto não é preciso nenhuma mente genial, nenhum milagre, nenhum gestor brilhante.

    Porém, na vida real, e isto inclui projetos, não bastará executar mais rápido. O mais rápido terá que atender, pelo menos, três parâmetros – Qualidade, Segurança e impactos Econômico/Financeiros.

    Com as restrições de atendimento à essas condicionantes, a execução de atividades, deixa de ser algo para amadores, embora especialistas também têm fracassado!

    Projetos são demandados normalmente objetivando ganhos, o retorno de investimento, e este é mensurado também em função do tempo.

    O não cumprimento de prazos em projetos é similar a uma daquelas doenças para as quais ainda não acreditamos na cura.

    O desafio está em aceitarmos o fato de que não estamos sabendo aplicar o conhecimento disponível. Conhecimento aplicado em várias outras áreas da atividade humana, que não a de projetos.

    Encarar este desafio passa por entendermos o porquê de nosso raciocínio limitante.

    A ideia aqui é conscientizar que as Leis, determinísticas, de Newton auxiliam na moldagem de  nosso processo de raciocínio, nossa mente lida bem com isto, faz sentido obter um resultado determinístico de duração a partir da atividade e da produtividade. Porém, como falar em resultado determinístico se sabemos que a variabilidade é onipresente a todo e qualquer processo?

    A produtividade não é constante, logo as estimativas de durações não serão precisas.

    Sabendo disto, foram desenvolvidos alguns artifícios para lidar com a variabilidade, cito duas:

• A simulação de Monte Carlo, trata a variabilidade como as probabilidades de resultados de um jogo (embora projetos não sejam jogos não viciados).
• A estimativa de 3 pontos se propõe a prevenir os efeitos da variabilidade, ponderando 3 estimativas de cenários, otimista, pessimista e a mediana (mais frequente).

    O problema é que a estimativa corrigida também é determinística, nossa pretensão é que o artifício matemático previna os efeitos da variabilidade, mesmo sabendo que as situações otimista, pessimista e provável também são “estimadas”.

    A quântica de Max Planck, mesmo não sendo nenhuma teoria gerencial pode nos auxiliar.

    O que é que o comportamento quântico pode nos ensinar com relação a previsões?

• Para começar a quântica lida com resultados não determinísticos, talvez por este motivo ela nos pareça algo tão distante.
• Em segundo, ela avalia as possibilidades, ou seja, o potencial das ocorrências, que podemos ou não esperar de um processo.
• Em terceiro, lida com eventos “autônomos”, aqueles de alta sensibilidade à intervenções aleatórias e que por isto não estão sob controle da gestão humana.

    A noção de variabilidade precisa se transformar em “percepção”, em outras palavras, ela tem que nos gerar reações instintivas, assim como para: caro/barato, feio/bonito, quente/frio.

    A variabilidade dos processos humanos, tem a ver com o terceiro aspecto – os evento autônomos – pois são eles que impedem que os resultados sejam determinísticos.

    Compreender essa “normalidade”, ao contrário do que possamos imaginar, não é o caminho para uma aceitação passiva, mas sim um caminho que nos possibilitará uma maior precisão e melhoria dos resultados.

    No mundo dos projetos para atingir sucesso em prazos, nem Newton e nem Plank têm nos sido muito úteis, mas Elyahu Goldratt pode nos ser, mas para isto falta que adquiramos a “percepção” de variabilidade.

• Admitir que a variabilidade dos projetos pode se situar em valores superiores a 20%, nos é contra intuitivo, mas é a realidade;
• Mirar na meta folgada, embora pareça seguro, na realidade é atribuir ineficiência ao projeto, pois a variabilidade não é passível de eliminação, ela apenas esta sendo relocada para uma posição desfavorável.

    Em projetos a cada hora uma nova borboleta poderá bates suas asas. Nos acostumamos a tentar pegá-las ao invés de reforçar as estruturas!