Frederic W. Taylor, foi um dos primeiros a compreender a importância das rotinas em processos.

    Quando o objetivo é replicar resultados, nada supera a rotina.

    Até aquele final de século XVIII e início do século XIX, replicar resultados era quase impossível, as variações eram relevantes.

    Durante séculos a humanidade convivera com as incertezas de resultados, ora acreditando que era desejos de deuses, ora simplesmente aceitando-as.

    Taylor quebrou esse paradigma e para isto ele utilizou-se de uma característica milenar humana – A capacidade de reconhecer padrões.

    Taylor padronizou os processos e com isto ele passou a conseguir replicar resultados melhorando assim previsibilidade deles.

    Porém em meados do século XX percebemos que a evolução baseada em replicar processos, ou seja, operações, praticamente impedia a aceleração da evolução do conhecimento e da capacitação humana, daí surgiu uma nova categoria de processos – Os projetos.

    Estes diferiam das operações pelo fato deles se tratar de resultados provenientes de entregarem produtos ou serviços únicos e, portanto, não replicáveis!

    Porém o grande problema dos projetos – baixa previsibilidade, já tinha solução – a padronização já validada pelas operações – até inícios do século XXI a padronização foi aplicada aos projetos, e ainda o é em muitos casos sem que, no entanto, o problema da baixa previsibilidade esteja resolvido.

    O paradigma de que a previsibilidade era garantida pela padronização – rotinas – não se reflete na previsibilidade dos projetos, o que nos obriga a buscar várias causas potenciais para essa variabilidade, porém sem sucesso.

    Hoje começamos a descobrir que a principal causa da falta de previsibilidade em projetos é justamente a padronização, as rotinas!

    As operações se beneficiam das rotinas, pois são elas que garantem a estabilidade dos contextos: garantem um range limitado de temperatura, de pressão, de velocidade, de pesos, de medidas, de tempos, de movimentos. Portanto elas garantem a flexibilidade das opções de acordo com a estabilidade de cada processo.

    Porém para que se estabeleça um contexto, é necessário um amplo conhecimento das variáveis que o compõe e isto só é possível a partir da repetição, algo que por definição, é impossível em projetos.

    Então, a previsibilidade é impossível em projetos?

• As estatísticas parecem nos conduzir a responder que sim, seria impossível.
• No entanto, em que pese a alta variabilidade verificada nos projetos, por vezes superiores a 50%, existem sim maneiras de tornar os resultados dos projetos previsíveis com grau de confiança, por exemplo, de até 95%.

    Para isto precisamos quebrar outro paradigma – a crença de que quanto maior o controle maior as chances de sucesso em projetos –.

    Projetos precisam de “monitoramento”.

    Qual a diferença?

    Enquanto o “controle” busca manter o preestabelecido, o “monitoramento” visa identificar se o que está ocorrendo está realmente se alinhando ao objetivo.

    Como o preestabelecido só pode ser definido a partir de um contexto idealizado, que por sua vez requer conhecimento do comportamento do processo (repetições), ele certamente necessitará de revisões frequentes quando tratarmos com projetos.

    A solução para previsibilidade nos projetos requer monitoramento, flexibilidade, adequação ao contexto.